ALUR TRANSAKSI

Kegiatan Pembelajaran  :

 Alur Proses Administrasi Transaksi

 

A.    Tujuan

Setelah siswa melakukan kegiatan mengamati, menanya, mengeksplorasi, mengasosiasi dan mengkomunikasikan tentang materi Alur Proses Administrasi Transaksi, diharapkan mampu menerapkan alur proses administrasi transaksi

B.    Indikator Pencapaian Kompetensi

Setelah melakukan kegiatan pembelajaran, siswa diharapkan mampu : 

1.    Menyebutkan alur proses administrasi transaksi bagi perusahaan

2.    Mengidentifikasi alur proses administrasi transaksi bagi perusahaan

C.    Uraian Materi

Membuat bukti transaksi merupakan tindakan awal yang dapat dilakukan perusahaan terhadap harta kekayaan perusahaan dari pembocoran yang dilakukan orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan perusahaan karena harus mampu mengamankan harta kekayaan. 

Alur Transaksi Pembelian

Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang dan atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya. Barang atau jasa yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen, pedagang dan produsen. 

Bagi konsumen, barang atau jasa yang dibeli akan digunakan untuk konsumsi sendiri, misalnya barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang dan barang mewah. Bagi pedagang, barang yang dibeli akan dijual kembali dengan maksud untuk memperoleh keuntungan. 

Bagi produsen, barang yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan misalnya bahan baku, digunakan untuk menunjang proses produksi. 

Alur transaksi pembelian dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut :

a.      Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau bagian produksi yang dibuktikan dengan surat permintaan Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu :

§  Intuitif, cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa yang dibutuhkan pelanggan..

§  Penelitian pasar, yaitu dengan meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.

§  Perhitungan stok barang, bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang. 

b.      Melakukan survey pasar 

Survey pasar yang dilakukan adalah untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan.. 

c.      Menerima penawaran dari berbagai perusahaan

Pada tahap ini perusahaan melakukan penjajagan dengan mengirimkan surat permintaan penawaran barang, selanjutnya perusahaanperusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga. 

d.      Menentukan suplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual

e.      Membuat daftar barang yang akan dibeli

f.       Mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan supplier yang dipilih

g.      Membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier

h.      Menerima barang

i.       Memeriksa barang apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (kualitas maupun kuantitas). 

j.       Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

NOTA PERMINTAAN BARANG Tanggal       : Nama Supplier        : Alamat                   : Kode                  Jenis Barang    Merk         Q         P         T       Ket. Barang

Alur Transaksi Penjualan Tunai

Penjualan tunai merupakan penjualan yang bebas dari resiko kerugian akibat tidak terbayarnya barang. Oleh karena itu alur penjualan tunai ini diusahakan dibuat sesederhana mungkin bagi para pelanggan. 

Alur transaksi penjualan tunai dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:

a.      Penjualan bermula dari permintaan pelanggan (lisan maupun tertulis) yang dibuktikan dengan adanya surat permintaan (order)

b.      Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara)

c.      Membuat dan menandatangani surat perjanjian

d.      Membuat invoice atau Faktur dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsumen. Faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi

e.      Memeriksa barang dagangan sebelum dijual, diperiksa terlebih dahulu apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai dengan standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli, bila tidak, maka barang dikembalikan lagi ke gudang

f.       Menerima pembayaran dengan terlebih dahulu mencocokkan invoice asli dan rangkapnya. Bila cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti

g.      Membuat bukti transaksi penerimaan uang berupa kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima

h.      Mengirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna dengan membawa surat jalan.

Alur Transaksi Penjualan Kredit.  

 

Sumber : http://www.gopixpic.com/. 19 Januari 2015

Penjualan kredit adalah penjualan barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu kemudian sesuai dengan penjanjian penjualan. Dengan penjualan kredit artinya penjual mengeluarkan barang tanpa memperoleh kompensasi langsung dari pembeli. Penjualan jenis ini mengandung resiko kerugian karena dimungkinkan pelanggan melanggar perjanjian (tidak membayar, terlambat membayar atau pembeli bangkrut). Oleh karena itu penjualan kredit ini harus diikuti dengan kehati-hatian, misalnya dengan menerapkan prosedur penjualan kredit secara ketat. 

Alur transaksi penjualan kredit dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:

a.      Alur penjualan kredit dimulai dari permintaan pembeli yang dibuktikan dengan surat permintaan (order)

b.      Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara) yang memuat kesepakatan-kesepakatan

c.      Menerima aplikasi kredit yang dibuat oleh calon pembeli

d.      Memeriksa formulir aplikasi kredit (sales), apakah sesuai dengan buktibukti yang dilampirkan

e.      Melakukan survey kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon pelanggan dapat memenuhi kewajibannya di masa yang akan datang, dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap, dan berikan rekomendasi seperlunya

f.       Meneruskannya kepada kepala bagian kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dengan melampirkan bukti hasil survey sebagai bahan pertimbangan. Persetujuan kredit dibuktikan dengan ditandatanganinya formulir aplikasi kredit

g.      Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada calon pelanggan.

h.      Membuat surat perjanjian penjualan kredit yang sesuai dengan standar perusahaan

i.       Membuat bukti transaksi berupa invoice

j.       Menyerahkan barang dengan mengirimkannya secara cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna dengan membawa surat jalan.

Alur Transaksi Penerimaan Kas 

Alur Harta kekayaan perusahaan yang paling cepat berubah jumlahnya adalah uang (kas), karena sifat perubahannya yang cepat tanpa diikuti oleh bukti kepemilikan. Uang tunai merupakan harta kekayaan perusahaan yang paling mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlindungan terhadap uang tunai harus benar-benar ketat. 

Alur transaksi penerimaan kas dengan disertai  bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:

a.      Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, dan lain-lain.

b.      Memeriksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapnya

c.      Menghitung jumlah transaksi dengan benar

d.      Menerima pembayaran dengan menghitung jumlah transaksi dengan benar

e.      Memeriksa keabsahan uang yang diterima. Gunakan alat untuk mengecek uang secara fisik. Apakah pelanggan menggunakan cek, maka periksa keabsahan cek tersebut, dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengeluarkan cek tersebut

f.       Membuat bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi

Alur Transaksi Pengeluaran Uang Kas  

Alur transaksi pengeluaran uang kas dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut:

a.      Alur pengeluaran uang kas dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang , dan pembayaran biaya-biaya.

b.      Menerima bukti pembelian yang dibawa supplier untuk kemudian dicocokkan antara bukti pembelian tersebut dengan rangkapannya, apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi

c.      Melakukan pembayaran dengan memberikan cek atau uang tunai

d.      Menerima bukti transaksi yang telah ditandatangani oleh supplier.

         

D.    Latihan soal

Soal Pilihan Ganda

Pilihlah jawaban yang paling tepat dan benar

1.    Bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan perusahaan karena harus mampu …. 

a.    Meningkatkan keuntungan perusahaan

b.    Mengamankan harta kekayaan

c.    Menambah kemampuan daya bersaing

d.    Menjaga kontinuitas perusahaan

e.    Meningkatkan daya saing

2.    Penentuan banyaknya barang yang akan dibeli oleh sebuah toko bisa dilakukan dengan memprediksi barang apa yang dibutuhkan konsumen untuk selanjutnya disusun daftar kebutuhannya, maka cara seperti ini disebut  ….

a.         Intuitif

b.         Observasi

c.          Penelitian pasar

d.         Perhitungan stock

e.         Riset pasar

3.    Surat permintaan pembelian merupakan formulir yang meminta bagian pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Yang berhak untuk membuat dan mengisi dokumen ini adalah….

 a.  Bagian gudang

b.    Bagian personalia

c.    Bagian penjualan

d.    Bagian pembelian

e.    Bagian hubmas

4.    Penjualan tunai merupakan penjualan yang bebas dari resiko kerugian akibat tidak terbayarnya barang, hal ini disebabkan karena ....

a.    Perusahaan mewajibkan pembeli melakukan pembayaran dengan barang jaminan

b.     Perusahaan      mewajibkan pembeli        menentukan sendiri waktu pembayaran yang mereka inginkan

c.    Perusahaan mewajibkan pembeli melakukan pembayaran setelah barang laku terjual

d.    Perusahaan mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli

e.    perusahaan mewajibkan  penjual melayani pembeli dengan sepenuh hati

5.    Transaksi yang tidak menyebabkan terjadinya pengeluaran uang kas adalah...

a.    Pembayaran utang

b.    Penjualan tunai

c.    Pembayaran sewa

d.    Pembelian secara tunai

e.    pembayaran berjangka

6.    Bagian yang bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke kasir adalah...

a.     Kasir

b.     Pramuniaga

c.      Gudang

d.     Pembungkusan dan packing

e.     Manajer

7.    Penjualan kredit mengandung resiko kerugian karena dimungkinkan pelanggan melanggar perjanjian (tidak membayar, terlambat membayar atau pembeli bangkrut), sehingga untuk meminimalkan terjadinya resiko kerugian, maka perusahaan memberlakukan persyaratan yang ketat  salah satunya berhubungan dengan kepribadian dan kejujuran pemohon kredit yang disebut....

a.    Kemampuan

b.    Karakter

c.    Capital

d.    Collateral

e.    conditions

8.    Tahapan yang sudah ditentukan dan harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu dalam sebuah perusahaan, disebut…

a.      SOP Perusahaan

b.      SOP Penjualan tunai

c.       SOP Penjualan kredit

d.      Standar kualitas layanan

e.      Standar operasional Prosedur

9.    Salah satu SOP pembelian tunai adalah menentukan pilihan suplier sebagai pemasok perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang serta mampu memberikan  keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan ......

a.       Harga

b.      Kualitas

c.      Harga dan kualitas

d.      pelayanan purna jual

e.      Harga, kualitas dan pelayanan purna jual

10.  Perhatikan bagian-bagian alur transaksi berikut ini : 

1.    Permintaan pelanggan

2.    Negosiasi

3.    Mengirimkan surat penawaran order kpd berbagai perusahaan

4.    Membuat dan menandatangani   surat perjanjian

5.    Faktur dibuat dengan benar dan teliti

6.    Barang diperiksa apakah sesuai pesanan pembeli dan tidak cacat

7.    Cocokkan invoice asli dan rangkap

8.    Buat bukti penerimaan uang (kuitansi)

9.    Kirimkan barang dengan cepat kepada konsumen

Yang tidak termasuk dalam alur transaksi penjualan tunai adalah nomor….

a.      1

b.      3

c.       5

d.      6

11.  Menurut pendapat anda, pentingkah perusahaan menerapkan Standard Operational Procedure (SOP) ?

a.      Tidak penting

b.      Penting

c.       jelas

d.      Ragu-ragu

e.      Penting hanya untuk pengawasan saja

12.  Aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan agar setiap kegiatan perusahaan mempunyai standar prosedur operasional untuk menjamin kegiatan ditangani dengan sebaik-baiknya merupakan pengertian dari...

a.         Standard Operational Procedure (SOP)

b.         Alur transaksi

c.          Bukti transaksi

d.         dokumen transaksi

e.         Administrasi transaksi

13.  Pernyataan berikut ini merupakan salah satu manfaat yang diperoleh perusahaan dalam menerapkan  Standard Operational Procedure (SOP)

a.         Membuat karyawan menjadi betah bekerja

b.        Membuat karyawan rajin bekerja

c.         memperoleh insentif

d.        mempertegas peraturan perusahaan 

e.         Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan

14.  Berikut ini merupakan salah satu Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi uang kas adalah sebagai berikut .

a.    Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari calon pembeli

b.    Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya

c.    Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna

d.    Buatlah invoice (faktur)

e.    membuat surat permintaan barang

15.  Berikut ini merupakan salah satu Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi pembelian tunai adalah sebagai berikut .

a.    Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da pelayanan pasca jual

b.    Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli, bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang

c.    Buatlah invoice (faktur)

d.    membuat surat permintaan barang

e.      Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna

16.      Alur transaksi penerimaan kas dengan disertai  bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut dan diakhiri dengan:

a.      Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, dan lain-lain.

b.      Memeriksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapnya

c.      Menghitung jumlah transaksi dengan benar

d.      Menerima pembayaran dengan menghitung jumlah transaksi dengan benar

e.      Membuat bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi

17.      Alur transaksi penjualan kredit dengan disertai bukti transaksi, dapat digambarkan sebagai berikut diawal dengan:

a.      permintaan pembeli yang dibuktikan dengan surat permintaan (order)

b.      Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara) yang memuat kesepakatan-kesepakatan

c.      Menerima aplikasi kredit yang dibuat oleh calon pembeli

d.      Memeriksa formulir aplikasi kredit (sales), apakah sesuai dengan buktibukti yang dilampirkan

e.      Melakukan survey kepada calon pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa calon pelanggan dapat memenuhi kewajibannya di masa yang akan datang, dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi lengkap, dan berikan rekomendasi seperlunya

18.              kegiatan untuk memperoleh barang dan atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya. Barang atau jasa yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen, pedagang dan produsen adalah alur...

A.   transaksi penjualan tunai

B.    transaksi penjualan kredit

C.   transaksi pembelian

D.   transaksi jual beli

E.    transaksi on line

19.              kemampuan ekonomi  untuk melunasi pinjaman adalah...

a.    Kemampuan

b.    Karakter

c.    Capital

d.    Collateral

e.    conditions

20.              jaminan atau garansi  yang dimiliki untuk melunasi pinjaman adalah

a.    Kemampuan

b.    Karakter

c.    Capital

d.    Collateral

e.    conditions

         II. Essay

1.    apa yang dimaksud dengan SOP

2.    jelaskan alur transaksi pembelian

3.    jelaskan alur transaksi penjualan tunai

4.    jelaskan alur transaksi penjualan kredit

5.    mengapa SOP sangat penting dalam transaksi... jelaskan