Kompetensi
Dasar
3.1
Mengklasifikasi Berkas Berkas Administarasi Transaksi
4.1
Mengisi Berkas Berkas Administrasi Transaksi
|
|
Tujuan Pembelajaran
1.
Menjelaskan pengertian, unsur, tujuan, dan manfaat administrasi
2.
menjelaskan pengertian administrasi transaksi
3.
menjelaskan berkas- berkas administrasi transaksi
4.
Menjelaskan SOP administrasi transaksi
A.
Administrasi
1.
Pengertian
Administrasi
Sebagian orang mengenal administrasi pasti
sesuatu yang berhubungan dengan hitung menghitung dan angka-angka. Padahal
administrasi merupakan keseluruhan dari rangkaian-rangkaian kegiatan yang
memiliki aturan dan terdiri dari beberapa orang yang terlibat didalamnya.
Sebagian besar literatur memang menggunakan atau menyebut istilah administrasi
ini sebagai administrasi perkantoran dan menejemen perkantoran.
Adapun kata administrasi berasal dari bahasa Yunani yaitu administrare yang artinya pengabdian atau
pelayanan.
Terdapat dua pengertian administrasi yaitu dalam pengertian yang sempit, administrasi
ialah suatu kegiatan penyusunan dan pencatatan sebuah data dan informasi dengan
sistematis yang bertujuan untuk menyediakan berbagai keterangan dan juga
memudahkan untuk memperolehnya kembali baik sebagian atau keseluruhan.
Sedangkan dalam arti yang luas,
administrasi adalah suatu kegiatan berkaitan dengan kerja sama yang dilakukan
oleh suatu kelompok berdasarkan pembagian tugas atau kerja dengan
mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki untuk menggapai tujuan
tertentu
Menurut Soewarno
Handayaningrat Mengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan ketatausahaan yang terdiri
dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan, pencatatan atau
yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan
catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang berkaitan
dengan ketatausahaan.
2.
Unsur –unsur Administrasi
Adapun unsur-unsur dalam administrasi adalah
a.
Adanya
kegiatan
b.
Adanya kerjasama
c.
Sumber daya
faktor pendukung
Adapun kegiatan yang dikerjakan meliputi
a.
Melayani pelaksanaan kegiatan
operasional dari suatu unit kerja
b.
Menyediakan berbagai informasi/data
yang diperlukan untuk pengambilan keputusan atau kebijaksanaan
c.
Membantu kelancaran tugas
sehari-hari dari suatu unuit kerja
Kegiatan administrasi dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan, antara lain :
a.
Menghimpun,
artinya mengumpulkan segala keterangan yang tadinya berserakan sehingga dapat
diperguanakan
b.
Mencatat,
artinya membukukan berbagai transasksi atau berbagai keterangan
c.
Mengolah,
artinya memperbanyak, menyalin atau membuat informasi menjadi lebih baru
sehingga lebih berguna
d.
Menggandakan,
artinya memperbanyak dengan cara/ alat
e.
Mengirim,
artinya menyampaikan dari pihak satu kepihak lain
f.
Menaruh,
artinya artinya kegiatan
meletakkan di tempat tertentu dengan maksud mudah untuk ditemukan kembali.
Dengan demikian administrasi adalah suatu
alat umum untuk meggerakkan sekelompok manusia ( termasuk peralatan,
perlengkapan dan fasilitas ) yang bekerja sama dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
3.
Maksud dan Tujuan Administrasi
Pencatatan semua kegiatan usaha yang
sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas
administrasi.
Tugas-tugas tersebut meliputi catatan
data-data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan produksi, dan
hal-hal lain yang dapat mempengaruhi kelancaran perusahaan.
Adapun maksud dan tujuan adanya
administrasi adalah agar seorang pengusaha dapat:
a.
Memantau kegiatan-kegiatan
administrasi perusahaannya
b.
Mengevaluasi kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaannya
c. Menyusun program pengembangan usaha dan
kegiatan pengorganisasian perusahaannya
d. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan
organisasi perusahaannya
4.
Manfaat Administrasi
Dengan pengorbanan yang telah dilakukan
untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan baik maka perusahaan akan
memperoleh beberapa manfaat, antara lain :
a.
Perusahaan
akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media
komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
b.
Resiko
kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang
masuk , hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan
dengan rapi.
c.
Memudahkan
pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat
menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.
d.
Pemilik
perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui
laporan hasil pencatatan.
B.
Administrasi Transaksi
1.
Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan
perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli,
membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara
kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain
2.
Unsur-unsur
dalam administrasi transaksi
a.
Manusia.
Manusia adalah unsur
utama dalam setiap kegiatan
perusahaan seperti dalam kegiatan penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian,
promosi, administrasi, dan lain sebagainya. Kualitas setiap manusia yang terlibat dalam setiap
kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan tersebut. Kegiatan yang
dilakukan oleh manusia yang professional akan berjalan sesuai dengan yang
diharapkan, efektif dan efisien, serta memberikan kontribusi untuk kemajuan
perusahaan. Maka perusahaan harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi
manusia yang terlibat dalam kegiatan perusahaan, karena hal itu merupakan asset
utama bagi perusahaan.
b.
Material/Harta Kekayaan
Material adalah harta kekayaan perusahaan
yang digunakan untuk melakukan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk
melakukan administrasi penjualan adalah uang, perlengkapan administrasi,
peralatan dan tempat (kantor).
c.
Metode
Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang
telah dirancang dengan baik sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan tepat
sesuai dengan perencanaan semula. Metode yang digunakan dalam melaksanakan
administrasii penjualan berpedoman pada SOP (Standard Operational Procedure)
administrasi transaksi perusahaan yang bersangkutan.
3.
Berkas- berkas Adminsitrasi Transaksi
a.
Berkas –
berkas administrasi pembelian
Bagi perusahaan, transaksi pembelian yang
dilakukan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dalam beroperasi
menghasilkan produknya untuk memenuhi stock barang yang ada digudang. Pembelian
barang dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara pembayaran yaitu pembelian tunai dan
pembelian kredit
Untuk pembelian tunai bukti transaksi yang
diperlukan yaitu nota kontan dan kuitansi sedang pembelian kredit hanya
menerima faktur
Sedangkan berkas-berkas administrasi transaksi pembelian yang
diperlukan dalam adalah bukti
permintaan, surat pesanan, bukti penerimaan barang dan kartu persediaan
1.
Bukti permintaan dari
gudang
Bentuk formulir untuk permintaan
dari gudang akan menyangkut hal-hal sebagai berikut:
·
Jenis barang dan
spesifikasinya
·
Banyaknya barang yang
diminta
·
Otorisasi atau
pengesahan dari kepala bagian gudang
·
Tanggal permintaan
Contoh
NOTA PERMINTAAN BARANG
TANGGAL :
|
NO
|
JENIS BARANG
|
MERK
|
JUMLAH
|
KETERANGAN
|
Bagian Pembelian Kepala Bagian
Gudang
(………………………) (…………………………………..)
Keterangan :
·
Tanggal diisi sesuai
tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang
·
Nomor diisi dengan
nomor urut
·
Jenis Barang diisi
sesuai dengan jenis barang yang diminta
·
Merk diisi sesuai dengan merk barang yang diminta
·
Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya)
barang yang diminta
·
Keterangan diisi dengan keterangan barang yang
diminta, misalnya segera, barang habis, atau hal lainnya.
2.
Surat Pesanan
Untuk menjamin keabsahannya pesanan dan untuk meyakinkan supplier, maka
pesanan seharusnya dibuatkan surat pesanan. Untuk membuat surat pesanan, bagian
pembelian melihat daftar harga dan persyaratan yang diajukan oleh beberapa
supplier, sehingga dapat memilih supplier mana yang lebih menguntungkan bagi
perusahaan.
Dalam surat pesanan mencantumkan
secara jelas hal-hal sebagai berikut.
·
Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon
perusahaan)
·
Nama perusahaan (nama
supplier)
·
Jenis dan merk barang
yang dipesan
·
Harga barang yang
dipesan
·
Kesanggupan pembayaran
·
Tanggal pesanan
·
Otorisasi dari kepala
bagian pembelian dan direktur perusahaan
Contoh surat pesanan
ARI’S COMPUTER
Jl. Raya Hankam RT 01/05 Nomor 10 Bekasi
e-mail. Aries@gmail.com
SURAT PESANAN
No. 22/A/VIII/2015
Kepada : Toko Laris
Jl. Ridan No. 117 Bekasi
Berdasarkan hasil negosiasi,
dimohon anda memenuhi pesanan kami,
|
No
|
Nama Barang
|
Tipe/Jenis
|
Quantity
|
Harga @satuan
|
Total Harga
|
|
|
|||||
|
Jumlah
|
Kami mengharapkan barang tersebut
dikirimkan pada tanggal 10 Agustus 2015. Pembayaran : Bersamaan dengan ini kami
transferkan pembayaran ke rekening saudara.
Bekasi, 01 Agustus 2015
Direktur
Ganang RN
Keterangan :
·
No. diisi dengan nomor
urut
·
Nama Barang diisi dengan spesifikasi barang yang
dipesan
·
Tipe/Jenis diisi dengan spesifikasi barang yang
dipesan
·
Quantity diisi jumlah
barang yang dipesan
3.
Penerimaan
Barang
Hal yang utama yang harus dilakukan adalah memeriksa atau mencocokkan
barang yang dipesan dengan barang yang ada secara fisik. Periksa jumlahnya,
spesifikasinya, kondisi dengan mencoba barang tersebut jika diperlukan dan
cocokkan dengan surat pesanan, nota kontan atau faktur dari penjual dan bukti
fisiknya.
Hasil pemeriksaan tersebut akan menunjukkan bahwa barang tersebut sudah
sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika ya, maka kirimkan barang tersebut di
gudang, tetapi jika tidak, maka kembalikan barang kepada penjual.
4.
Kartu Persediaan
Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu persediaan.
Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputerisasi.
Pada kartu persediaan , hal penting yang harus diperhatikan adalah Nama Barang,
Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.
Contoh :
PLU :………………… Kode lokasi :……………………..
Nama barang :……………....... Kapasitas area:……………………..
Kartu Persediaan
Supplier
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………
|
Tgl
|
No.dokumen
|
Masuk
|
Keluar
|
Saldo
|
Harga beli
|
ket.
|
Keterangan:
·
PLU diisi dengan kode PLU
·
Nama Barang diisi dengan nama barang
·
Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
·
Kapasitas Area diisi
dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
·
Nama Suplier dengan
Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
·
Tanggal diisi dengan
tanggal keluar masuk barang
·
Nomor dokumen diisi
dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang masuk, dan nomor permintaan dari
display untuk barang keluar
·
Masuk diisi dengan
jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah barang keluar
·
Saldo diisi dengan
saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
·
Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan
faktur/ nota kontan
·
Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan
misalnya berapa batas pesanan
b.
Berkas-
berkas Administrasi Transaksi Penjualan
Transaksi penjualan bisa dilakukan secara kredit
maupun tunai. Transaksi penjualan dimulai dari penerimaan pesanan dari
pelanggan ( diterimanya surat pesanan)
Adapun berkas administrasi transaksi penjualan
secara kredit dapat dilakukan sebagai berikut:
a.
Faktur ( invoice )
Faktur adalah
perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak
penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli
diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit
sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan
penjualan secara kredit.
Contoh faktur
PT ANUGERAH Jakarta,
7 Juli 2015
Jl. Raya Hankam No
2 Kepada: Toko
Bima
Bekasi Jl. Raya Pondok Gede No. 34
Jakarta
Timur
Faktur No. 122/AN
|
No
|
Jenis Barang
|
banyaknya
|
Harga Satuan
|
Jumlah
|
|
1
|
Komputer assu
|
2
|
Rp.7.500.000
|
Rp. 15.000.000
|
|
2.
|
Meja Komputer
|
2
|
Rp.1.000.000
|
Rp. 2.000.000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jumlah
|
Rp. 17.000.000
|
|||
Pembayaran 5 Agustus
2015
Hormat kami,
Diterima oleh Bagian
Penjualan
(..................) (............................)
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
·
Nama dan alamat penjual
·
Nomor faktur
·
Nama dan alamat pembeli
·
Tanggal pemesanan
·
Tanggal pengiriman
·
Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang
seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan
faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak
pembeli merupakan faktur penjualan.
b.
Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk
pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang
menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi
umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar
sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (
Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan
penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai.
Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran
dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
Informasi yang
termuat dalam kuitansi antara lain :
·
Nama
yang menyerahkan uang
·
Jumlah
uang yang dibayarkan
·
Tanggal
penyerahan uang
·
Nama
dan tanda tangan yang menerima uang
c.
Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah
pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada
pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet
ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
d.
Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang
dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah
dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada
akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
e.
Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank
untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan
kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan
memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar
utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau
bonggol cekuntuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan
kuitansi bukti pembayaran.
f.
Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu
bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari
rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada
bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan
dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan
bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g.
Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang
disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar
penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas
menurut bank.
C.
Standar Operasional Prosedure (SOP)
Bukti Transaksi
Setiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat
digambarkan sebagai berikut:
a.
SOP Pembelian
Tunai
Adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara
memberikan balas jasa berupa sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang
atau jasa yang diperolehnya.
Standar Operasional Procedure (SOP) untuk menangani pembelian tunai
adalah sebagai berikut:
1.
Bukti
permintaan bagian penjualan atau
produksi dibuktikan dengan surat permintaan
2.
Survey
pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang
yang terbaik
3.
Perusahaan
yang menjadi supplier barang adalah yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang.
4.
Untuk
memutuskan supplier yang benar-benar
memberikan keuntungan terbaik, maka bagian pembelian harus
benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
5.
Surat
pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama
perusahaan
6.
Buat perjanjian yang memberikan
perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, return barang dan
sebagainya
7.
Pemeriksaan
barang dilakukkan oleh ahlinya apakah
sesuai dengan pesanan atau tidak ( baik kualitas maupun kuatitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang. Bila tidak, maka barang akan
dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjualan
8.
Membayar sejumlah transaksi
sesuai dengan prosedur pengeluaran kas
b.
SOP Penjualan Tunai
Penjualan tunai merupakan penjualan yang terbebas dari resiko
kerugian akibat tak terbayarnya harga barang,
Standar Operasional procedure (SOP)
untuk menangani administrasi penjualan tunai sebagai berikut:
1.
Permintaan pelanggan dibuktikan
dengan surat permintaan (Order) dari calon pembeli
2.
Negosiasi dibuktikan dengan
bukti dengan bukti pertemuan berupa
notulen (catatan kesepakatan sementara)
3.
Membuat
dan menandatangani surat perjanjian
dibuktikan dengan adanya surat perjanjian
4.
Faktur
dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan
konsume,.faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.
5.
Barang
dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak
cacat apakah sesuai dengan standar mutu, bila ya, maka barang dikirim kepada
pembeli. Bila tidak, barang dikembalikan lagi kegudang.
6.
Cocokkan invoice asli dan
rangkap, bila cocok terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang
dibayarkan dengan teliti.
7.
Buat
bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.
8.
Kirimkan barang yang dijual
dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayan yang sempurna.
c.
SOP Penjualan Kredit
Penjualan kredit adalah barang yang pembayarannya ditangguhkan
sampai beberapa waktu sesuai dengan
perjanjian penjualan.
SOP untuk menangani administrasi penjualan
kredit sebagai berikut:
1.
Permintaan
pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order)dari pembeli.
2.
Negasiasi
dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat dalam
kesepakatan.
3.
Aplikasi
kredit dibuat oleh calon pembeli
4.
Periksa
formulir aplikasi kredit apakah sesuai dengan bukti-bukti yang diperlukan
5.
Survey
kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survey yang terisi lengkap beserta rekomendasi seperlunya.
6.
Persetujuan
dari manajer dari bagin kredit dibuktikan dengan otorisasi (ditandatanganinya)
formulir aplikasi kredit.
7.
Apabila
ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada
calon pelanggan
8.
Surat perjanjian dibuat sesuai
dengan standr perusahaan
9.
Buat invoice (faktur)
10.
Kirimkan barang yang dijual
dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna.
d.
SOP Penerimaan Kas
1.
Penerimaan
uang tunai dimulai dari terjadinya
transaksi yang menyebabkan penerimaan kas seperti penjualan
tunai, penerimaan, pembayaran piutang dan lain-lain.
2.
Perikas
bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan
cocokkan dengan rangkapnya.
3.
Hitung transaksi dengan benar
4.
Periksa uang yang diterima
dengan benar
5.
Buatkan
bukti transaksi penerimaan uang kas seperti kuitansi.
e.
SOP Administrasi Uang Kas
1.
Pengeluaran uang dimulai dari
transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan pembayaran biaya-biaya
2.
Cocokkan antara bukti pembelian
yang dibawa supplier dengan rangkapnya, apabila cocok ambil bukti pengeluaran
uang (bisa bank/tunai) kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank
atau kuitansi
3.
Berikan cek atau uang tunai
4.
Terima bukti transaksi (bukti
pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani oleh supplier.
Latihan soal
1.
kata administrasi berasal dari bahasa
a.
melayu
b.
inggris
c.
itali
d.
indonesia
e. yunani
2.
suatu
kegiatan berkaitan dengan kerja sama yang dilakukan oleh suatu kelompok berdasarkan
pembagian tugas atau kerja dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang
dimiliki untuk menggapai tujuan tertentu
a.
arti administrasi
b. tujuan administrasi
c. manfaat administrasi
d. sistem administrasi
e. peranan adinistrasi
3.
Unsur-unsur administrasi meliputi
a.
sumber, kualitas, manusia
b. kegiatan, kerja sama, faktor pendukung
c.
media, kerjasama, faktor pendukung
d.
manusia, metode, kegiatan
e.
materi, manusia, kualitas
4.
membukukan berbagai
transasksi atau berbagai keterangan merupakan kegiatan administrasi
a.
menghimpun
b. mencatat
c.
mengolah
d.
menggandakan
e.
menaruh
5.
yang
merupakan tujuan administrasi
a.
Perusahaan
akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media
komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
b.
Resiko kehilangan
barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk , hasil
pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan
rapi.
c. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian
perusahaannya
d. Memudahkan pelayanan purna jual kepada
konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti
kesepakan penjualan.
e. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah
mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.
6.
manfaat administrasi
adalah
a. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi
konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan
b.
Memantau kegiatan-kegiatan
administrasi perusahaannya
c.
Mengevaluasi kegiatan-kegiatan
pengorganisasian perusahaannya
d. Menyusun program pengembangan usaha dan
kegiatan pengorganisasian perusahaannya
e. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan
organisasi perusahaannya
7.
kegiatan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis,
dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada
pihak lain
a.
administrasi
b.
transaksi
c. administrasi transaksi
d.
transaksi
internal
e.
transaksi
eksternal
8.
unsur-unsur administrasi transaksi
a.
sumber, kualitas, manusia
b.
kegiatan, kerja sama, faktor pendukung
c.
media, kerjasama, faktor pendukung
d. manusia, materi, metode
e.
materi, manusia, kualitas
9.
yang bukan administrasi transaksi pembelian
a.
bukti permintaan barang dari gudang
b.
surat pesanan
c.
bukti penerimaan barang
d.
kartu persediaan
e. faktur
10.
hal-hal dibawah ini yang termuat dalam formulir
permintaan barang dari gudang, kecuali
a.
jenis barang dan spesifikasi
b.
banyaknya barang yang diminta
c. kesanggupan
pembayaran
d.
tanggal permintaan
e.
otoritasasi
dari pengesahan dari kepala gudang
11.
yang tidak termasuk dalam surat pesanan
a.
kepala surat perusahaan
b.
nama supplier
c.
jenis dan merk barang byang dipesan
d. tanggal permintaan
e.
tanggal pesanan
12.
perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh
pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli adalah
a. faktur
b.
kuitansi
c.
nota kredit
d.
nota debit
e.
rekening koran
13.
yang bukan berkas administrasi transaksi penjualan
a.
faktur
b.
kuitansi
c.
nota kredit
d.
surat
pesanan
e.
rekening koran
14.
nama yang menyerahkan uang, jumlah uang yang
dibayarkan, tanggal penyerahan, nama dan tanda tangan yang menerima uang,
termasuk
a.
faktur
b.
kuitansi
c.
nota kredit
d.
surat pesanan
e.
rekening koran
15.
surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk
membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh
pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut
dalam bentuk giro adalah
a.
bilyet giro
b.
rekening koran
c.
cheque
d.
travelers cheque
e.
kuitansi
16.
surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan
untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening penerima yang namanya disebut
pada bank yang sama atau bank yang lain adalah
a.
bilyet
giro
b.
rekening koran
c.
cheque
d.
travelers cheque
e.
kuitansi
17.
bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh
bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan
antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
a.
bilyet giro
b.
rekening
koran
c.
cheque
d.
travelers cheque
e.
kuitansi
18.
SOP pembelian tunai diawali dengan
a.
Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan
dengan surat permintaan
b.
Survey
pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang
yang terbaik
c.
Perusahaan
yang menjadi supplier barang adalah yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang.
d.
Untuk
memutuskan supplier yang benar-benar
memberikan keuntungan terbaik, maka bagian pembelian harus
benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
e.
Surat
pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan
19.
barang yang
pembayarannya ditangguhkan sampai
beberapa waktu sesuai dengan perjanjian penjualan.
a.
pembelian
tunai
b.
penjualan
tunai
c.
penjualan kredit
d.
penerimaan
kas
e.
administrasi
uang kas
20.
hal yang pertama dilakukan dalam SOP penjualan kredit
a.
Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat
permintaan (order)dari pembeli.
b.
Negasiasi
dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat dalam
kesepakatan.
c.
Aplikasi
kredit dibuat oleh calon pembeli
d.
Periksa
formulir aplikasi kredit apakah sesuai dengan bukti-bukti yang diperlukan
e.
Survey kepada
calon pelanggan dibuktikan dengan formulir
bukti survey yang terisi lengkap
beserta rekomendasi seperlunya
Essay
1.
Masukkan
transaksi berikut :
Nota no.
001/BC/2015 tertanggal 10 juli 2015
o
Kemeja Alisan
lengan pdk, 3 ptg @ 45.000,-
o
Dasi Beneton Corak,
2 ptg @ 40.000,-
o
Ikat Pinggang pria
, 1 bh @ 55.000,-
Nota
no. 002/BC/2015 tertanggal 15 Juli 2015
o Bros
Zulian Perak, 2 Bh @ 65.000,-
o Anting-anting
Agogo , 2 pasang @ 75.000,-
o
Sepatu Pantovel
Warna Hitam , 2 Pasang @ 275.000,-
2.
Masukkan transaksi berikut
pada format Faktur, tambahkan PPn 10 % :
Faktur no . 0102/ BC/2015
tertanggal 11 April 2015
o
Beras Rojolele 12
karung 20 kg/krg @ 150.000,-
o
Beras Cianjur 25 karung
25 kg/krg @ 235.000,-
o
Terigu Cakra 5
bal 50 kg/bal @ 135.000,-
o
Minyak Goreng
Tropikal uk. 2 lt, 4 karton, 12 botol/
karton @ 75.000,-
Faktur no. 0103/ BC/2015 tertanggal 13 Juli 2015
o
Gula Pasir HSG 5 krg,
50 kg/krg @ 165.000,
o
Mentega Blueband 5
kaleng, 1 kg/klg @ 45.000,
o
Susu Bubuk Dancow
40 dus ,400 gr/dus @ 29.500
o
Susu Kental Manis
Bendera coklat 12 klg @ 6.500,
o
Kopi Nescafee
Mix 3 lusin @ 23.500,
Faktur no. 0201/ BC/2015 , tertanggal 17 Juli 2015
§ Mentega Blueband 5 kaleng, 1 kg/klg @ 45.000
§ Beras Cianjur 25 karung 25 kg/krg @ 235.000,-
§ Terigu Cakra 5 bal 50 kg/bal @ 135.000,-
§ Susu Kental Manis Bendera coklat 12 klg @ 6.500,-
§ Kopi Nescafee Mix
3 lusin @ 23.500,-
§ Minyak Goreng Tropikal uk. 2 lt, 4 karton, 12 botol/ karton @ 75.000,-
§ Gula Pasir HSG 5 krg, 50 kg/krg @ 165.000,-
3. masukkan
transaksi berikut pada kuitansi
o
Pada tanggal
12 Juli 2015 Andi membayar sejumlah Rp.
10.000.000 kepada Maulana atas pembelian
spare part mobil
o
pada tanggal
20 juli 2015 Mekar saraswati menyerahkan
sejumlah Rp. 1.500.000 kepada Adisti Kinanti atas pembayaran komsetik oriflame
o
pada tanggal
25 Juli 2015 Nabila Riska membayar buku
sejumlah Rp. 350.000 kepada adinda dewi
