Kegiatan Pembelajaran
Stock Opname
A.
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari stock opname peserta mampu melakukan stock
opname dan membuat laporan stock opname secara manual dan dalam program ms.
exel sesuai dengan prosedur.
B. Indikator Pencapaian Kompetensi
Peserta diklat diharapkan dapat :
1.
Menjelaskan Pengertian
Stock Opname
2.
Menjelaskan Tujuan Stock
Opname
3.
Menerapkan Sistem
Perhitungan Fisik Persediaan
4.
Melakukan Stock Opname
5.
Membuat laporan stock
opname menggunakan program spreadsheet
C. Uraian Materi
1.
Pengertian
stock opname
Stok opname (stock taking) adalah Menghitung stock
(persediaan barang untuk di jual) yang kita punya di gudang (atau etalase).
istilah stock opname bisa juga di sebut dengan istilah stock take
Dasar
dilakukan stock opname juga bisa mengakurasi data persediaan yang ada dilaporan
kartu stock dan surat jalan yang keluar dengan barang yang riil ada di gudang,
dengan begitu pihak managemen/atasan bisa mengetahui apa saja yang dilakukan
stafnya, apakah terjadi kekeliruan atau terjadi ketimpangan yang tidak sesuai
antara jumlah stok dengan surat keluar barangnya.
2. Tujuan Stock Opname
Pada penghitungan fisik persediaan (inventory physical
count) memiliki 2 tujuan strategis:
• Dari aspek akuntansi keuangan,
penghitungan fisik persediaan dilakukan untuk menjamin keakuratan isi laporan
keuangan—sehingga nilai aset (khususnya persediaan) tercermin di dalam Neraca.
Untuk maksud ini, betul, penghitungan fisik hanya perlu dilakukan setiap akhir
tahun buku.
• Dari aspek akuntansi manajemen,
penghitungan fisik persediaan dilakukan untuk tujuan pengendalian cost dan
biaya (cost control) agar cost terkait dengan persediaan teralokasi dengan
benar, sehingga harga jual per unit barang bisa dihitung secara akurat. Untuk
maksud ini, jika penghitungan fisik hanya dilakukan di akhir tahun buku, maka
manajemen tidak memiliki kesempatan untuk melakukan langkah-langkah pencegahan
karena bagaimanapun juga sudah terjadi.
Pada saat Anda akan
melakukan stock opname, maka kegiatan ini akan cukup menyita waktu, bisa satu
hari, tiga hari atau bahkan satu minggu. Proses ini biasanya, harus di lakukan
dalam keadaan toko tutup atau tidak sedang melakukan penjualan dan pembelian.
Kenapa harus begitu? Karena tidak mungkin Anda menghitung sebuah barang, dan
belum sempat di bukukan (dicatat) ternyata barang tersebut sudah laku (atau
berkurang). Sehingga Anda harus mengulangi perhitungan lagi.
Maka sebaiknya stock opname
tidak di lakukan di saat hari-hari peak season (laris) atau saat turn over barang di gudang tinggi.
Biasanya untuk mengurangi kerugian yang disebabkan tutupnya usaha di karenakan
lamanya melakukan stock opname, beberapa pengusaha melakukan pencatatan stock
opname secara electronik. hal ini akan menghemat banyak waktu sekaligus
meningkatkan keakuratan perhitungan dibandingkan dengan cara manual.
Dengan
menggunakan alat semacam stock
scanner, maka petugas stock take
tinggal memindai barcode barang
atau memasukkan kode barang melalui keypad
dan kemudian memasukkan
jumlah
yang di hitung. Proses stock opname
ini bisa lebih cepat lagi, jika
Gambar 3. 1 Alat untuk stock scanner
Anda menggunakan sistem
yang sudah terkomputerisasi, Anda bisa mengunduh hasil stock di mesin scanner stock
Anda ke dalam program komputer.
Kelebihan
menggunakan alat ini :
1. lebih
cepat dalam pengerjaan merekap jumlah
2. lebih
akurat dalam pemilihan barang (tidak salah mengartikan nama barang)
3. lebih
fleksible (jika di transfer di program komputer atau di cetak hasilnya)
Ada
beberapa alasan tambahan untuk melakukan suatu opname fisik persediaan yaitu:
a.
bila prosedur pengendalian intern ternyata
lemah menurut hasil audit intern
b.
bilamana jenis bahan mengalami penyusutan
atau kehilangan dalam gudang
c.
bilamana kebijakan manajemen secara khusus
mengharuskan dikarenakan unsur-unsur persediaan bernilai tinggi, tetapi
berukuran kecil yang dapat dipindahkan, mudah dijual, mudah dicuri
d.
bilamana untuk tujuan praktis, satuan yang
dipergunakan berbeda untuk penerimaan dengan pengeluaran misalkan diterima
dalam kg tetapi dikeluarkan dalam unit atau liter
e.
bilamana sifat operasi atau proses
menimbulkan kesulitan untuk mengecek penggunaan atau produksi
3. Sistem Perhitungan Fisik Persediaan
Sistem perhitungan fisik
persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik
persediaan yang disimpan didalam gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta
pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan pertanggungjawaban
bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang
diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan
persediaan di bagian kartu persediaan. Perhitungan fisik ini merupakan salah
satu sistem pengendalian intern persediaan yang dilakukan oleh perusahaan. Dokumen yang digunakan untuk merekam,
meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan yaitu:
§
Kartu
perhitungan fisik (inventory tag)
Dokumen
ini digunakan untuk merekan hasil perhitungan fisik persediaan. Dalam
perhitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan di hitung dua kali secara
independen oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker).
§
Daftar
hasil perhitungan fisik (inventory
summary sheet)
Catatan
akuntansi yang digunakan dalam penghitungan fisik persediaan adalah :
a. Kartu Persediaan,
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjusment terhadap data persediaan (kualitas dan harga pokok total)
yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan
hasil penghitungan fisik persediaan.
b.
Kartu
Gudang, catatan ini digunakan untuk mencatat adjusment terhadap data persediaan
(kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian
gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
c.
Jurnal
Umum,
digunakan untuk mencatat jurnal adjusment
rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam
rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan
fisik persediaan adalah:
a. Prosedur penghitungan fisik.
Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan digudang dihitung oleh penghitung dan
pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalamkartu penghitungan fisik.
b. Prosedur Kompilasi.
Dalamprosedur ini bagian kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data
yang dicatat dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta
melakukan pencatatan data yang tercantum dalambagian ke-2 kartu penghitungan
fisik ke dalam daftar penghitungan fisik.
c. Prosedur Penentuan Harga Pokok
Persediaan. Dalamprosedur ini bagian kartu persediaan mengisi
harga pokok persatuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar
penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang
bersangkutan serta mengalihkan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas
hasil penghitungan fisik untuk mendapat total harga pokok persediaan yang
dihitung.
d. Prosedur Adjustment. Dalamprosedur ini bagian kartu
persediaan melakukan adjusment
terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil penghitungan
fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik
persediaan. Dalam prosedurini pula bagian gudang melakukan adjusment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam
kartu gudang.
Instruksi-instruksi stock opname harus
mencakup hal-hal berikut;
a.
tanggal
dan tempat dari persediaan fisik
b.
kategori-kategori
persediaan yang akan diliputi
c.
perincian mengenai tugas dari masing-masing
orang yang turut membantu dalam stock opname
d.
instruksi-instruksi khusu dalam hal ada
kesulitn atau masalah yang tidak diduga-duga
e.
penjelasan mengenai metode pengendalian dan
pendistribusian kartukartu, etiket, formulir-formulir lainnya.
f.
metode
untuk mengerjakan kartu-kartu dan etiket
g.
metode
untuk mengidentifikas bahan-bahan
h.
perkerjaan
persiapan yang diperlukan
i.
pendaftaran dan contoh-contoh barang atau
barang yang tidak akan dihitung
j.
seluk-beluk dari metode
perhitungan-perhitungan skala estimasi dan lain-lain
k.
uraian
mengenai metode-metode pengecekan
l.
instruksi-instruksi mengenai konfirmasi
persediaan gudang, barang yang ada ditangan pelanggan. persediaan pelaggan yang
ada digudang
m.
instruksi-instruksi mengenai cara perlakukan
terhadap barang-barang usang, rusak atau yang lambat perputarannya
n.
instruksi tentang pengakuntansian untuk
semua nomor kartu dan rak persediaan
o.
instruksi
tentang metode penilaian dan penetapan harga
p.
prosedur
yang diikuti dalam menetukan cutoof dengan mecap tanda
"setelah opname
fisik". dan sebagaina
q.
instruksi mengenai yang berhubungan dengan
perbandingan dengan catatan yang berkesinambungan
r.
instruksi
tentang metode pendaftaran, pemakaian, dan pengiktisaran.
s.
kerjasama
dengan para aditor independen dan dengan pengamat lain
t.
instruksi tentang pembatasan pengalihan barang
antara pabrik dan departemen
Ilustrasi
Setiap perusahaan mempunyai masalah dan
persoalan-persoalan sendiri, oleh karena itu semua instruksi harus disiapkan
sesuai dengan semua masalah atau persoalan yang dihadapi. Berikut ini adalah
ini adalah contoh khusus yang mungkin dimuat pada instruksi atau buku pedoman
inventarisasi fisik kartu persediaan
1)
untuk memastikan agar kartu-kartu persediaan
dapat dibaca dengan jelas, pena ballpoint dan clipboard harus digunakan.
2)
Untuk penjelasan dan keseragaman, tanda “X”
bukan tanda pengecekan (v) sebaiknya ditempatkan pada kartu dimana jenis
catatan ini dapat digunakan.
3)
Kuantitas yang berakhir denga angka pecahan
harus dibulatkan ke bawah
4)
Ketelitian khusus harus diberikan dalam
mengangani kartu-kartu persediaan, karena kartu-kartu itu akan digunakan dalam
peralatan pengolah data
5)
Kartu-kartu persediaan harus ditempel pada
kotak persedian sedemikian rupa sehingga mudah dibaca dan dijangkau
6)
Dalam keadaan bagaimana pun menghapus kartu
persediaan tidak dipernankan, pembetulan harus dilakukan dengan membuat garis(mencoret)
sepanjang catatan yang salah dan menuliskan informasi yang benar diatas atau
dibawahnya. Semua pembetulan harus diparaf oleh orang yang melakukan pembetulan
7)
Jika perlu membatalkan sebuah kartu
persediaan, pengawas bagian hars menunjukkan tindakan tersebut dengan mencetak
kata
“DIBATALKAN” dan nama
bagiannya melintang pada muka kartu. Alasan pembatalan harus dituliskan secara
singkat pada kartu bersangktan . menembalikan kartu itu ke pusat pengendalian
persediaan untuk diterbitkan penggantinya
8)
Langkah-langkah berikut ini harus dilakukan
untuk mencatat informasi yang diperlukan pada kartu-kartu persediaan:
a.
Nomor
lokasi persediaan (pra cetak atau ditulis)
b.
Nomor
bagian/suku cadang (pra cetak atau ditulis)
c.
Uraian
mengenai barang persediaan
d.
Kode tanggungjawab tempat persediaan yang
harus dibeli atau diproduksi
e.
Satuan
ukuran yang seperti ditunjuk daam status persediaan
f.
Jenis
kemasan dalam hal ini kotak, kaleng, botol dan sebagainya
g.
Nomor
kemasan
h.
Total kuantitas yang dihitung, persediaan mungkin
ditempakan pada keranjang-keranjang persediaan, pada rak-rak atau keduanya.
Barang dengan nomor persediaan yang sama dan lebih dari satu kemasan yang
sangat berdekatan dapat diinvestasikan dalam satu kartu persediaan dengan
sebuah kartu hasil ”perhitungan” ditempelkan pada kemasan-kemasan sebuah hasil
“perhitungan” ditempelkan pada kemasan-kemasan tambahan. Jika
persediaanpersediaan yang sejenis tidak saing berdekatan harus dgunakan lebih
dari satu kartu persediaan
i.
Pekerjaan
ulang ditunjukkan denga kartu yang menyatakan
“pekerjaan ulang”
dan dicap pekerjaan ulang
j.
Pelayanan di luar. Persediaan-persedian yang
ada pada para penjual keliling dluar(akuntansi dan pembelian)
k.
Inikator
kekurangan. Tunjukkan kekurangan yang didaftarkan
l.
Operasi
yang terakhir dilaksanakn
m.
Nomor
order produksi
n.
Lokasi
dimana persediaan dihitung
o.
Nomor persedian yang kurang; kuantitas,
satuan ukuran, barang dalam proses(jangan didaftar pengeluaran-pengeluaran
barang atau persedian yang ditandai sebagai diperlukan dalam roting order
produksi)
p. Dihitung oleh dan
diperiksa oleh – tulis dalam nomor absen pegawai
q.
Nomor kartu penghitungan ulang- digunakan
untuk menghitung ulang
r.
Metode penghitungan – tunjukkan dihitung
dengan tangan atau timbangan
s.
Nomor pekerjaan yang dibebani (nomor
pekerjaan yang dibebani ditulis – 12 angka)
4. Melakukan Stock Opname
Implementasi
pelaksanaan penghitungan fisik dapat dibagi menjadi 3 fase dengan jadwal
waktu yang berbeda.
FASE-1.
PERSIAPAN TAHAP I
(Waktu: seminggu
menjelang proses penghitungan)
Berikut adalah langkah-langkah persiapannya:
Langkah-1.
Pesan TAG (kartu juga boleh) yang sudah ada nomor serinya, sejumlah jenis
barang persediaan (=jumlah kode barang). Tentu TAG harus ada ruang yang cukup
untuk menulis code barang, quantity, keterangan (note) dan paraf penghitung.
Langkah-2.
Jika buku persediaan ada dalam suatu sistem (software), review data barang
persediaan. Cari barang yang tanpa kode, beri keterangan “PERLU KODE” pada field keterangan. Lalu
printout. Di atas kertas printout beri stabile dengan warna mencolok. Serahkan
printout tersebut ke Warehouse Manager (Kepala Gudang), minta agar barang yang
ada tanda “PERLU KODE” diisi kode secepatnya.
Langkah-3.
Minta orang gudang menata barang persediaan agar dipack dan ditempatkan di rak
sesuai jenis dan urutan kodenya. Satu jenis barang di bungkus atau di tempatkan
di satu rak, dengan label kode barang, warna, ukuran, dan jumlahnya
masing-masing—sesuai dengan versi mereka.
Langkah-4.
Siapkan sticker yang berisi tulisan “JANGAN DIHITUNG” untuk nanti di tempelkan
di barang yang tidak diikutsertakan dalam penghitungan fisik. Barang-barang
yang tidak diikutsertakan dalam penghitungan fisik, yaitu:
•
Barang
persediaan yang nilainya sudah dihapus (written off)
•
Barang
petsediaan titipan dari pelanggan (atau consignment pihak lain)
•
Barang
persediaan yang masuk selama proses stock opname
•
Barang/peralatan/tempat
penyimpanan barang
•
Peralatan
kerja
•
Barang
supplies kantor
Langkah-5.
Buat daftar team dan anggotanya seperti yang sudah disebutkan diatas. Bertahu
mereka mengenai kapan dan dimana penghitungan fisik akan dilaksankan.
FASE-2.
PERSIAPAN TAHAP II
(Waktu: sehari
menjelang stock opname dilaksanakan) – Berikut adalah
langkah-langkahnya:
Langkah-1.
Beritahu semua team bahwa stock opname akan dilakukan keesokan harinya. Jika
ada Internal Auditor, undang juga mereka untuk ikut menyaksikan proses stock
opname (meskipun mereka tidak harus ada).
Langkah-2.
Beritahu Warehouse Manager agar barang masuk (diterima) mulai besok pagi-pagi
harus dipisahka dan diberi sticker “JANGAN DIHITUNG”.
Langkah-3.
Beritahukan Warehouse Manager (cc: Marketing Manager) bahwa pengiriman barang
(pengeluaran barang dari gudang), TIDAK DIBOLEHKAN selama proses penghitungan
berlangsung, dimulai sejak besok pagi-pagi.
Langkah-4.
Beritahu Warehouse Manager menginput semua transkasi persediaan per hari ini ke
dalam sistem—tanpa ada yang ketinggalan, karena Anda akan printout data
persediaan di akhir jam kerja hari ini. Untuk transkasi yang diinput di
accounting, staff gudang harus serahkan bukti transaksinya paling lambat pukul
4 sore hari ini. Setelah itu, komputer gudang akan diisolasi/disegel.
Langkah-5.
Berithau Warehouse Manager bahwa transaksi persediaan hanya boleh dilakukan
paling lambat pukul 5 sore.
FASE-3.
PENGHITUNGAN FISIK/STOCK OPNAME
(Waktu: Pagi hari saat stock opname dimulai) –
Berikut adalah langkah-langkahnya:
Langkah-1.
Pagi hari menjelang penghitungan fisik persediaan. Periksa dan pastikan semua
transaksi persediaan kemarin sudah masuk ke sistem. Jika ada yang ketinggalan,
masukan segera. Setelah yakin semua transaksi kemarin sudah masuk ke sistem,
selanjutnya download data persediaan yang telah diupdate, konversikan ke format
Excel, disimpan dengan nama “Cycle Count Spreadsheet 29 Desember 2012”. Email
file cycle count spreadsheet ke supervisor team data entry.
Langkah-2.
Kumpulkan semua team penghitung untuk di briefing. Berikan instruksi
penghitungan (satu orang anggota menghitung satu blok nomor rak tertentu, lihat
tugas team penghitung di atas). Jika gudangnya cukup luas, mungkin perlu
memberikan mereka peta gudang—agar mereka tahu di mana letak rak yang harus mereka
hitung, masing-masing. Khusus untuk menghitung barang yang ada di rak bagian
atas, pastinya perlu forklift, tugaskan orang-orang yang sudah berpengalaman
melakukan itu.
Langkah-3.
Ingatkan supervisor team penghitung agar dia mengawasi proses penghitungan
dengan baik. Jika ada anggota teamnya yang sudah selesai menghitung barang yang
ada di raknya, supervisor perlu menugaskan mereka untuk menghitung rak lainnya
yang belum ada penghitungnya. Jika menemukan barang rusak/kedaluarsa, mereka
harus menyisihkan barang tersebut untuk diletakkan di rak khusus dan tag-nya
diisi tanda “RUSAK/KEDALUARSA”.
Langkah-4.
Serahkan tag kepada coordinator team TAG. Selanjutnya coordinator ini
membagikan tag kepada masing-masing anggota team penghitung—untuk diisi saat
mereka melakukan penghitungan fisik. Jika ada anggota team penghitung yang
kehabisan tag, team tag harus segera memberikan tag tambahan yang diperlukan.
Tugas team tag lainnya adalah memastikan tidak ada tag yang hilang. Jika sampai
hilang, mereka harus telusuri dan cari tahu penyebabnya.
Langkah-5.
Untuk setiap blok rak yang selesai dihitung, petugas penghitung mengembalikan
tag yang telah diisi data penghitungan fisik kepada team tag. Team tag
mencocokan tag kembali tersebut dengan daftar tag yang didistribusikan di awal
proses. Jika sudah di sesuai, tag diserahkan ke team data entry. Jika ada
perbedaan, maka harus didiskusikan dengan supervisor team penghitung, untuk
dicari tahu apa penyebabnya. Jika ada tag kembali bertanda “RUSAK/KEDALUARSA”,
maka tanda itu diberi stabile agar team data entry langsung lihat.
Langkah-6.
kelompok pertama team data entry menjumlahkan setiap angka yang ada di tag
(yang diterima dari team tag), sehingga tiap satu tag berisi hanya satu angka
total quantity dengan satu kode barang. Kelompok kedua team data entry
memasukan angka yang ada di masing-masing tag ke dalam komputer (spreadsheet).
Tag yang ada tanda “rusak/kedaluarsa” di isi keterangan yang sama saat
melakukan input ke dalam komputer. Setelah semua tag kembali dan selesai diinput
ke dalam komputer, maka team data entry melakukan sorting
(pengurutan/indeksasi) data spreadsheet per kode barang, hasilnya dibandingkan
dengan data asli yang ada di system. Jika ada variance (perbedaan), maka harus
dibicarakan dengan supervisor team penghitung—untuk dicari tahu apa
penyebabnya, dimana selisih terjadi, apakah perlu dilakukan penghitungan ulang.
Keterangan “rusak/kedaluarsa” juga dijadikan satu kelompok data.
Langkah-7.
Di akhir proses akan terlihat apakah data persediaan di system SAMA dengan data
hasil penghitungan fisik atau TIDAK. Jika setelah dilakukan penghitungan ulang
variance masih tetap ada, itu artinya:
(a) ada barang hilang;
atau
(b) data persediaan
selama ini tidak akurat.
Dan tugas Anda hanya
sebatas menemukan perbedaan itu, tak lebih. Jika ada internal auditor yang ikut
menyaksikan proses stock opname, minta pendapatnya, terutama sekali untuk
variance (perbedaan) yang timbul, tetapi tidak bersifat wajib. (Note: biasanya,
data variance itu akan ditindaklanjuti oleh internal auditor untuk investigasi
lebih lanjut—tentunya setelah didiskusi dengan audit comitee
jika ada atau langsung ke controller dan CFO).
Langkah-8.
Data variance akhir (setelah dilakukan penghitungan ulang), barang rusak dan
kedaluarsa, diserahkan ke Warehouse Manager, untuk ditandatangani—sebagai tanda
persetujuan atas vaiance tersebut. Jika dia keberatan, maka dia bisa melakukan
penghitungan sendiri—tentunya dengan disaksikan oleh internal auditor.
Langkah-9.
Serahkan semua data stock opname ke atasan—entah itu dia seorang controller
atau direktur keuangan (CFO). Minta approval dan instruksi lebih lanjut
mengenai apa yang harus dilakukan atas data variance, barang rusak dan barang
kedaluarsa yang ditemukan.
Sampai
di situ, prosedur penghitungan fisik telah selesai. Selanjutnya
tinggal menunggu instruksi lebih lanjut mengenai variance, barang rusak dan
barang kedaluarsa yang ditemukan selama proses tock opname—apakah dibuatkan
inventory adjustment? Apakah barang rusak dan kedaluarsa di write-off? Atasan
lah yang harus memutuskan hal itu. Tentu atasan pasti tahu bahwa dari aspek standar akuntansi,
barang seperti itu harus di write-off. Hanya saja, Anda tidak boleh melakukan
itu tanpa persetujuan. Mengenai sangsi atas variance, barang rusak dan barang
kedaluarsa, biasanya menjadi keputusan manajemen level atas—minimal diputuskan
oleh controller atau CFO.
(Sumber: http://jurnalakuntansikeuangan.com/2012/06/prosedur-teknishttp://jurnalakuntansikeuangan.com/2012/06/prosedur-teknis-penghitungan-fisik-persediaan-stock-opname/penghitungan-fisik-persediaan-stock-opname/)
5.
Laporan
stock opname menggunakan aplikasi spreadsheet
Proses penginputan data perhitungan fisik biasanya
memanfaatkan sebuah aplikasi komputer. Ada banyak aplikasi yang digunakan untuk
sistem persediaan, aplikasi yang paling mudah dan banyak digunakan yaitu
menggunakan aplikasi spreadsheet salah satu contohnya microsoft excel.
Dalam pembuatan jurnal, buku besar
dan yang lainnya banyak memanfaatkan rumus atau formula, yaitu:
a) Operasi Hitung
Beberapa arithmetic operator dalam excel yang sering
digunakan adalah:
1)
+
(plus) digunakan untuk menghitung penjumlahan
2)
–
(minus) digunakan untuk menghitung pengurangan
3)
*
(kali) digunakan untuk menghitung perkalian
4)
/
(bagi) digunakan untuk menghitung pembagian
5)
%
(persen) digunakan untuk mengitung persentase
6)
^ (pangkat) digunakan untuk menghitung
pangkat
b) Fungsi SUM
Untuk menghemat waktu
pengerjaan dengan menjumlahkan satu per satu cell, excel menyediakan fasilitas
menjumlah yang lebih cepat dengan rumus SUM.
Langkah-langkahnya
adalah;
1) Aktif di cell tempat
hasil penjumlahan akan ditampilkan
2) Ketikkan
rumus =SUM(sorot area angka yang hendak di jumlahkan) contoh =SUM(B3:B10)
Artinya ingin
menjumlahkan nilai dari cell B3 hingga cell B10
1) Fungsi
sum juga dapat diakses dengan aktif ke tab formulas > insert functions >
pilih SUM (atau dengan mengetikkan SUM pada isian search for a function
2) Selain
dengan akses ke tab formula > insert function > SUM maupun langsung
mengetikkan rumusnya pada formula bar, penjumlahan juga dapat dilakukan dengan
aktif ke tab formula > auto SUM atau
dengan memilih symbol ∑ pada tab home (sama dengan auto sum)
c) Fungsi LOGIKA IF
Fungsi logika IF digunakan
untuk menampilkan beberapa kemungkinan nilai/hasil sesuai dengan kondisi
tertentu. Bentuk Umum dari fungsi IF
adalah
=IF(logical_test,[value
if true],[value if false])
Langkah-langkah pengerjaan
perhitungan dengan menggunakan rumus IF adalah:
1) Tentukan
kategori/batasan untuk suatu kondisi dengan beberapa alternative kondisi.
Contoh jika peserta mempunyai nilai > nilai x mendapat hadiah XXX, jika
mempunyai nilai > nilai y mendapat hadiah YYY, jika tidak mencapai maka
tidak mendapat hadiah
2) Ketikkan formula IF
pada formula bar. contoh
=IF(B3>=90,”hadiah
kamera”,IF(B3>=80,”hadiah foto studio + make up”,IF(B3>=70,”hadiah
kenang-kenangan,” “))) kemudian enter
Artinya jika seorang
peserta yang memiliki nilai di cell B3 diatas atau sama dengan 90 mendapat
hadiah kamera, jika nilainya 80-89 mendapat hadiah foto studio + make up, jika
nilainya 70-79 mendapat hadiah kenang-kenangan, jika nilainya lebih kecil atau
sama dengan 69 tidak mendapat apapun.
Rumus IF dapat juga
digabung dengan beberapa rumus logika lainnya seperti AND, OR, NOT, dan
sebagainya.
d) Fungsi VLOOKUP
Fungsi
Vlookup berguna untuk membaca data secara vertical pada suatu cell atau
range. Bentuk umum fungsi VLOOKUP
adalah:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num)
Langkah
– langkah untuk menggunakan fungsi VLOOKUP adalah:
1) Sebelum
menggunakan rumus VLOOKUP, data sumber/ table arraynya di urutkan terlebih
dahulu secara ascending/ sort a> z
2) Pilih
cell dimana hasil VLOOKUP akan ditampilkan misalkan F7, kemudian ketikkan rumus
VLOOKUP di formula bar, misalnya: =VLOOKUP(A3,$A$12:$C$16,2). Artinya kita akan
mengisi dengan nilai dari table referensi A12 hingga C16 dengan hasil adalah
kolom ke dua dari table referensi. Table array diberikan symbol $ agar
referensinya tidak bergeser saat formula yang sama di copy ke baris berikutnya.
Symbol $ dapat diketik manual atau dengan menggunakan short cut F4.
3) Selain
dengan menggetikkan rumus tersebut pada formula bar, fungsi VLOOKUP dapat
dieksekusi dengan aktif di tab formulas > insert functions > ketikkan
VLOOKUP pada search for a formula > OK
4) Setelah
aktif window formula VLOOKUP, isilah lookup value dengan A3, table array dengan
mensorot cell A12 hingga C16, col_index_num isilah dengan 2 > OK
Berikut contoh lain
penggunaan VLOOKUP dengan penggunaan table referensi pada sheet yang berbeda
dengan sheet aktif. Artinya table
referensi ada di sheet table registrasi peserta dengan data terdapat pada cell
B3 hingga C17, dengan nilai yang akan ditampilkan pada kolom C di sheet hasil
festival adalah dari kolom ke 2 dari table referensi tersebut (C3:C17)
Rumus
VLOOKUP juga dapat digabungkan dengan beberapa rumus lain. Contohnya VLOOKUP
digabung dengan SUM,digunakan untuk menjumlahkan nilai dari hasil lookup dengan
nilai konstanta/nilai tertentu untuk keseluruhan nilai kolom dalam table
tersebut.
Contoh
rumusnya =SUM(D4*VLOOKUP(B4,$B$12:$D$17,3))
e) Fungsi Statistik
1) Max
(Range) : mencari nilai terbesar
dari suatu range.
2) Min
(Range) :
mencari nilai terkecil dari suatu range.
3) Sum
(Range) : mencari jumlah dari isi
data yang terdapat pada suatu range.
4) Average
(Range) : mencari nilai rata-rata dari
suatu range.
5) Count
(Range) : mencari jumlah data yang
terdapat pada suatu range.
Langkah
untuk menggunakan fungsi statistik adalah:
1) Pastikan
semua data yang ada pada table yang akan dihitung dengan fungsi statistic telah
benar dan tidak ada data dengan symbol mata uang/pemisah antara ribu, juta
ataupun satuan tertentu yang ditulis secara manual. Aktiflah pada cell yang
dikehendaki untuk menampilkan hasil dari fungsi statistic tersebut.
2) Jika
ingin mengetahui banyaknya data yang ada maka ketikkan =COUNT(sel awal:sel
akhir)
3) Jika
ingin mengetahui nilai maksimum dari suatu table =MAX(sel awal:sel akhir)
4) Jika
ingin mengetahui nilai minimum dari suatu table =MIN(sel awal:sel akhir)
5) Langkah
diatas juga dapat dilakukan dengan aktif ke tab formulas > insert functions
> pilih jenis operasi statistic yang dikehendaki kemudian OK. Untuk isian
kolom numer_1 sorotlah range data yang akan dihitung nilai statistiknya > OK
Untuk mengaplikasikan
formula-formula yang telah dijelaskan mari kita simak contoh yang ditunjukkan
seperti pada gambar 5.6. Jika kita melihat kartu gudang pada gambar 5.6 ada
beberapa hal yang harus Anda temukan contohnya adalah bagaimanakah Anda akan
mencari nilai kuantitas sisa?
Gambar 3. 4 Kartu Gudang
Untuk menghitung kuantitas
sisa jika ada penerimaan barang dapat dilakukan dengan cara:
1)
Pilih
cell G11
2) Masukan formula : =G10+C11
Untuk menghitung kuantias
sisa jika ada pemakaian barang dapat dilakukan dengan cara:
1) Pilih cell G12
2) Masukan formula
dengan cara ketik = G11-F12
Contoh yang lain misalkan kita memiliki
laporan kartu persedian barang seperti
Coba Anda perhatikan gambar diatas ada
beberapa hal yang harus Anda cari nilainya dengan memanfaatkan formula/rumus di
excel contohnya, untuk menghitung total penyesuaian dapat dilakukan dengan
cara:
1) Pilih cell E11
2)
Masukan formula dengan cara ketik = C11 *
D11
Untuk menghitung
total pembelian dapat dilakukan dengan cara:
1) Pilih cell H12
2) Masukan
formula dengan cara ketik = F12 * G12
Untuk menghitung Total penjualan dapat
dilakukan dengan cara:
1)
Pilih cell K13
2)
Masukan formula dengan cara ketik = I13* J13
Untuk menghitung
total saldo dapat dilakukan dengan cara:
1) Pilih cell N11
2)
Masukan
formula dengan cara ketik = L11 * M11
Coba Anda perhatikan
gambar diatas ada beberapa hal yang harus Anda cari nilainya
dengan memanfaatkan formula/rumus di excel contohnya,
Untuk mencari total barang masuk Anda dapat
memanfaatkan formula
sum
dengan cara
1)
Pilih
cell D14
2)
Masukan
formula dengan cara ketik =SUM(D7:D12)
Untuk mencari total nilai
barang masuk Anda dapat memanfaatkan formula sum dengan cara
1) Pilih cell F14
2)
Masukan
formula dengan cara ketik =SUM(F7:F12)
Coba Anda perhatikan gambar
diata ada beberapa hal yang harus Anda
cari nilainya dengan memanfaatkan formula/rumus di excel contohnya:
Untuk mencari
Keterangan barang apakah masih cukup atau tidak, Anda dapat memanfaatkan
formula if dengan cara:
1)
Pilih
cell D4
2)
Masukan formula dengan cara ketik
=IF(C4<=2,"Tambah Stok","Stock Masih Cukup") dimana
stock minimal adalah 2 dan harus dilakukan pembelian barang.
3)
Copykan rumus tersebut ke cell keterangan
yang lainnya dengan cara: pilih cell D4 gunakan shortcut ctrl+C kemudian
seleksi D5 s.d D8 lalu paste (ctrl+v)